Wir suchen ein neues Projektmanagementtool – unsere Erfahrungen

24. Juni 2015 von Sebastian Maier

Unsere Suche nach einem neuen, bedienerfreundlichen Projektmanagementtool

Das Thema Projektmanagement beschäftigt Agenturen und freischaffende Designer gleichermaßen. Schließlich möchte man beim Jonglieren mit ToDos, Deadlines und Korrekturschleifen immer genau wissen, wie viele Bälle man noch auf der Hand hat und welchen man als nächstes werfen muss – am besten bevor einer davon herunterfällt.

Obwohl man mit Projektmanagement viel Zeit und Aufwand sparen kann, ist es für viele doch immer wieder ein lästiges Thema. Der Spaß-Faktor ist dabei nämlich in der Regel leider eher gering. Zum Glück gibt es Software-Tools, die einem diese Aufgabe sehr stark erleichtern.

Wir bei smooster haben bisher auf das benutzerfreundliche Tool Basecamp gesetzt. Doch diese Software ist uns mittlerweile “zu klein” geworden – etwas Neues muss her.

Ich möchte euch in diesem Artikel an unserer Suche nach der passenden Software teilhaben lassen. Vielleicht kann ich euch damit auch beim Finden eures richtigen Tools ein Stück weiterhelfen. Austausch und Tipps sind natürlich immer willkommen.


Unsere ersten Schritte

In unserem Team legen wir sehr großen Wert auf effizientes und reibungsloses Projektmanagement, da wir nur so die hervorragende Servicequalität liefern können, für die wir stehen.

Vor zwei Jahren haben wir uns daher zur Unterstützung unseres Projektmanagements das kostenfreie Tool Asana angesehen. Dies wurde uns von einem Kollegen empfohlen, der darüber auch mit seinen Kunden kommunizierte, damit sie stets über den Projektstatus Bescheid wussten. Jedoch empfanden einige Mitglieder unseres Teams dieses Tool als zu überladen und nicht so so einfach zu bedienen.

Wir machten uns auf die Suche nach einer übersichtlicheren Lösung und stießen auf Basecamp. Diese Software gefiel uns sehr gut. Die einfache Bedienbarkeit und die Philosophie der damals 37Signals heißenden Firma – heute auch Basecamp –, großen Wert auf Details zu legen und dadurch ein hervorragendes Produkt zu schaffen, überzeugte uns. Die Verpflichtung, bereits ab dem ersten Nutzer zahlen zu müssen, war der einzige Wermutstropfen. Doch das ansprechendere Design war es uns wert – schließlich soll das Arbeiten ja auch Spaß machen.

Doch nicht nur das schöne Design rechtfertigte den Preis, die Simplicity der Software macht das Arbeiten einfacher und damit effektiver. Der Aufwand für Schulung und Support ging gegen Null. So machte sich das Tool sehr schnell bezahlt.


Wir wachsen, unsere Anforderungen auch

Mittlerweile hat sich unser Team vergrößert, weshalb natürlich auch die Lizenz-Kosten bei Basecamp gestiegen sind. Auf der anderen Seite machen wir uns nun auch über Zugriffsberechtigungen Gedanken.

Wir möchten allerdings nur so viele Berechtigungen wie nötig einsetzen. Zum einen sind wir der Meinung, dass es gut ist, wenn man so viel Zugang wie möglich zu Informationen erhält – zum anderen verkompliziert es die Arbeit häufig, wenn zu viele Berechtigungsebenen eingezogen werden.

Bei Basecamp gibt es im kleinsten Preispaket nur eine begrenzte Anzahl von Projekten, die man damit durchführen kann. Wir haben für uns zwar einen Weg gefunden, Basecamp trotzdem mit vielen Projekten nutzen zu können, dabei ging aber die Übersichtlichkeit ein wenig verloren. Zudem kann man mit dieser von uns entwickelten Methode keine Zugriffsberechtigungen verteilen.

Auch wollen wir die gesamte Kommunikation wie E-Mails etc. einem Projekt zuordnen können. Hierfür nutzen wir zwar zusätzlich das CRM-System Highrise, aber damit kann man keine Labels für den Inhalt der E-Mail vergeben, wie z. B. Rechnung, Angebot oder ähnliches. Es war bisher eine ständige Sucherei – also nicht gerade zeitoptimiert.


Die Tool-Testphase beginnt...

Mit diesen neuen Anforderungen im Gepäck haben wir folgende Tools genauer unter die Lupe genommen:

_Trello

_breeze

_Jira

_Matterhorn

_freedcamp

Als Erstes sind für uns Matterhorn und freedcamp ausgeschieden. Diese beiden Tools erschienen uns eher für Freelancer geeignet, da sie einen doch zu geringen Funktionsumfang für unsere Anforderungen boten.

Jetzt sind noch Trello, breeze und Jira im Rennen.

Momentan testen wir gerade Trello. Das Tool haben wir von einem Kunden empfohlen bekommen und damit hat es schon einmal per se mehr Punkte bei uns. Aber das ist sicherlich bei jedem so, dass man persönlichen Empfehlungen eher vertraut :).

Außerdem ist das Design schön, man kann Hintergrundbilder anpassen und es ist leicht zu bedienen. Bisher macht diese Software auf uns einen guten Eindruck, aber wir testen sie auch erst seit ein paar Tagen. Es bleibt spannend.



Jetzt seid ihr gefragt: Her mit euren Tipps und Erfahrungen :). Verwendet ihr Projektmanagement-Software? Welche Tools sind bei euch im Einsatz und was gefällt euch besonders gut an ihnen?


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