Website-Automation oder wie man seine Website “so richtig für sich arbeiten lässt”

28. April 2016 von Sebastian Maier

Warum Website-Automation so nützlich und zeitsparend ist und wie sie eingesetzt werden kann.

Eine Website kann so viel mehr sein als nur ein virtuelles Schaufenster. Sie kann zahlreiche monotone, zeitfressende Aufgaben übernehmen, wenn man sie richtig nutzt. Das Stichwort hierbei lautet “Website-Automation”.

Doch was ist konkret damit gemeint? Wir alle kennen diese langweiligen, ständig wiederkehrenden Aufgaben, die immer gleich ablaufen, aber dennoch gemacht werden müssen. Beispielsweise das Einpflegen von Kundenanfragen in eine Excelliste oder der Versand von Erinnerungs-E-Mails im Vertrieb. Genau solche sich stets wiederholenden Prozesse können über die Website automatisiert ablaufen – nur Kopieren oder Kaffee kochen ist natürlich leider noch nicht möglich ;).

Mit dieser Vereinfachung und Optimierung von internen Arbeitsprozessen via Website-Automation lässt sich also einiges an Arbeitszeit (und auch Nerven) einsparen. Das gilt nicht nur für Konzerne, gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es essentiell, Prozesse und Ressourcen im Auge zu behalten. Doch wo fängt man an?

Bei smooster kommen viele unserer Kunden das erste Mal mit Website-Automation in Berührung, weil sie auf ihrer Website Formulare (Kontaktformulare, Veranstaltungsanmeldungen, Bestellformulare etc.) verwenden. Das ist schon ein guter erster Schritt, aber die Daten kommen dann per E-Mail an und müssen manuell weiterverarbeitet werden. Gerade hier bietet sich Automation an, denn fast immer sind die Arbeitsschritte bei jeder E-Mail identisch.


Beispiel für Website-Automation gefällig?

Damit die Möglichkeiten der Website-Automation noch klarer verständlich sind, möchten wir euch einen kleinen Einblick in eines unserer Kundenprojekte geben. Der Kunde hat auf seiner Website ein Formular, über das man Artikel abrufen kann – da diese bereits bezahlt sind, ist kein klassischer Shop notwendig.

Bisher war es häufig so, dass bei einer Bestellung eine E-Mail in den Posteingang des Unternehmens kam und von dort vom Mitarbeiter weiterverarbeitet werden musste. Lagerverwaltung, Statistiken und Versandunterlagen mussten manuell erstellt werden. Das heißt, die Daten wurden aufwendig und händisch in ein Programm beziehungsweise in Excel übertragen. Bei fehlenden Informationen war es notwendig, per E-Mail nachzufassen. Der Besteller musste individuell über den Eingang seiner Bestellung informiert werden.

Wir richteten für diesen Kunden einige Prozesse als Website-Automation ein. Der Website-Besucher füllt nun auf der Website die Bestellung aus. Über fehlende Inhalte bekommt er direkt während der Eingabe eine Fehlermeldung angezeigt. Nach erfolgreichem Absenden des Formulars kommen die Daten zur Bestellung dann in einer Datenbank an. Unser Kunde wird über die Bestellung automatisch in Kenntnis gesetzt. Auch der Besteller kann per Mail über den Eingang informiert werden. Die Lagerverwaltung berücksichtigt eingegangene Bestellungen automatisch und die Daten können über die Datenbank bequem und einfach analysiert und ausgewertet werden.


Was sind die Vorteile für unseren Kunden?

Das Unternehmen spart Zeit bei der Übertragung und Kontrolle der Bestellungen. Die Daten kommen in dem Unternehmen so aufbereitet an, dass sie direkt weiterverarbeitet werden können. Es müssen keine Nachfass-E-Mails mehr manuell an den Kunden gefertigt werden. Die Mitarbeiter sind zufriedener, weil ihre Arbeit weniger monoton ist und einfach mehr Spaß macht.

Wie finde ich heraus, ob Website-Automation auch etwas für mich und meinen Kunden ist?

  • Gibt es Aufgaben, die sich stets auf die gleiche Weise wiederholen?
  • Gibt es etwas, wobei du oder dein Kunde sich schon häufiger gedacht haben, dass es dafür eigentlich eine Software geben müsste?

Falls du jetzt nichts gefunden hast, nimm dir Zeit. Wir haben bisher noch kein Unternehmen getroffen, in dem es nicht etwas per Website zu optimieren gibt ;).

Du brauchst doch noch ein bisschen Inspiration?

Hier eine kleine Auswahl an Website-Automationen, die wir bisher umgesetzt haben:

  • Veranstaltungsanmeldungen automatisieren
  • Individuelle, automatische Mailbestätigung beim Eingang eines Formulars
  • Anbindung einer Datenbank oder einer gesamten Anwendung an Formulare in einer Website
  • Automatischer Mailversand – z. B. im Vertrieb zum Nachfassen von Anfragen, Angeboten etc.

Wir haben auch schon gemeinsam mit Agenturen passend zu deren aktuellen Konzeptionen den ein oder anderen Marketing-Prozess für Kunden automatisiert und damit messbare Erfolge erzielt. Interessiert euch so etwas? Dann nehmt einfach Kontakt zu uns auf.



Was haltet ihr von Website-Automation? Hattet ihr schon Kundenanfragen dazu?


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