Das smooster Q&A, warum und wie unser Team als “Homeoffice-Büro” funktioniert

20. August 2015 von Sebastian Maier

Bei smooster arbeitet das gesamte Team remote

Einige von euch wissen es vielleicht schon, die meisten sicherlich noch nicht: Im Hinblick auf die Arbeitsweise ist smooster kein klassisches Unternehmen. Unser gesamtes Team arbeitet nämlich remote – also praktisch von überall aus. Wir sind digitale Nomaden, aber untereinander so gut vernetzt, dass es für uns und andere keinerlei Unterschied macht.

Damit sorgen wir immer wieder für Überraschungen, beispielsweise wenn jemand unsere Mannheimer Nummer wählt, aber dann erfährt, dass wir uns an einem ganz anderen Ort befinden. Es ist ja auch noch nicht unbedingt die übliche Arbeitsweise, dass das gesamte Team rein mobil zusammenarbeitet, gerade bei kleinen Unternehmen. Auf der anderen Seiten arbeiten seit Jahren immer mehr Menschen in vielen Unternehmen zumindest ab und an aus dem Homeoffice, Tendenz steigend.

Daher erreichen uns immer wieder viele Fragen, wie genau wir es schaffen, produktiv von verschiedenen Orten aus an einem Strang zu ziehen. Die Antworten auf die häufigsten Fragen habe ich euch deswegen in diesem Artikel in einem smooster Q&A zur Remotearbeit zusammengefasst.


“Wie kamt ihr dazu, remote zu arbeiten?”

2005 – also schon eine ganze Weile vor smooster – arbeitete ich eine Zeitlang aus Tokio. Seit dieser Zeit achtete ich als Freelancer darauf, meine Arbeitswelt so auszurichten, dass ich im Prinzip von überall aus arbeiten kann.

Nachdem smooster geboren war und wir 2013 mit dem Büro nach Mannheim umgezogen waren, hielt die Remotearbeit auch in unserem kleinen Unternehmen Einzug. Da unser neuer Internetprovider anfangs nicht in der Lage war, stabiles Internet zu liefern, begann für unser gesamtes Team die Heimarbeit – eine schnelle und stets verfügbare Datenverbindung ist für uns schließlich eines der wichtigsten Arbeitsmittel. Das Büro wurde nur noch als Base für regemäßige Teammeetings genutzt.


“Und warum arbeitet ihr weiterhin remote?”

Wir arbeiten mittlerweile natürlich nicht mehr nur wegen einer schlechten Internetverbindung im Büro remote. Wir haben einfach festgestellt, dass wir im Homeoffice wesentlich produktiver sind. Unterbrechungen werden auf ein Minimum reduziert, der Geräuschpegel ist viel niedriger. Auch die Work-Life-Balance kommt so nicht zu kurz. Beispielsweise fällt der Arbeitsweg weg – ein Gewinn für das gesamte Team.


“Was sind die Voraussetzungen, um mit einem Team erfolgreich remote zu arbeiten?”

Als Freelancer hatte ich noch ganz andere Anforderungen an die Heimarbeit als jetzt mit einem kleinen Unternehmen. Es gibt doch etwas mehr zu beachten, damit die reibungslose Zusammenarbeit fernab des Büros über digitale Kanäle gelingt.

Das Internet ist einer der hauptsächlichen Gründe, warum die Remotearbeit mittlerweile so gut möglich ist. Wir setzten schon von Anfang an darauf, unsere Tools im Internet als Software-as-a-Service zu nutzen – dadurch haben wir von überall Zugang zu unseren Arbeitsmitteln. Auch unsere Telefonanlage lief bereits über das Internet, als wir den Schritt zum “Homeoffice-Büro” wagten.

Zu den von uns genutzten Tools für die optimale Remotearbeit, in denen mittlerweile einige “learning by doing”-Erfahrungen und Recherchen stecken, gibt es übrigens kommende Woche einen Folgeartikel – also bleibt dran.

Tools alleine sind allerdings nicht die Lösung für ein erfolgreiches Remotearbeiten, besonders wenn es ein ganzes Team betrifft.


“Worauf sollte man bei der Remotearbeit in Hinblick auf das Team achten? Was sind die speziellen Herausforderungen und wie geht man damit um?”

Gerade Unternehmer oder Führungskräfte wollen oft von mir wissen, wie ich die Arbeitsleistung meines Teams kontrolliere, wenn wir alle remote arbeiten. Meine Antwort darauf lautet: “Gar nicht, brauche ich nicht!” Ich könnte jetzt sagen, dass es daran liegt, dass ich das tollste Team der Welt habe :), aber das ist natürlich nur ein Teil der Wahrheit.

Mir ist es als Führungskraft wichtig, nicht nur Aufgaben, sondern Verantwortung zu übergeben. Am Anfang ist diese Art der Teamführung um einiges arbeitsintensiver als einfach nur jeden einzelnen Schritt vorzugeben. Man muss viel Zeit darauf verwenden, dem Mitarbeiter zu erklären, welches Ziel man mit einer Aufgabe oder einem Projekt verfolgt, und ihm dann freie Hand geben.

So ist einiges an Kommunikation am Anfang notwendig, doch dann arbeitet der Mitarbeiter eigenständig und man muss nicht mehr ständig den Stand der Dinge nachprüfen. Es macht auch den Mitarbeitern mehr Spaß, die Art und Weise, wie sie Aufgaben erledigen, selbst zu bestimmen. Aus meiner Sicht ist die Bereitschaft des Mitarbeiters, Verantwortung in dieser Form zu übernehmen, die Grundlage dafür, dass Remotearbeit überhaupt möglich ist.

Außerdem liegen viele dem Irrglauben auf, dass ein im Büro ständig in Sichtweite des Chefs sitzender Mitarbeiter automatisch produktiver ist. Dass dem nicht so ist, weiß jede erfahrene Führungskraft. Auch im Büro gibt es schließlich zahlreiche Möglichkeiten, sich abzulenken. Dazu gehören lange Plaudereien mit den Kollegen, im Internet surfen, oder einfach nur langsam arbeiten. Denn nur ein Mitarbeiter, der motiviert ist und sich als Teil des Teams fühlt, ist langfristig bereit, Leistung zu bringen, egal, wo er sich befindet.

Daher lege ich persönlich großen Wert auf das Teambuilding, also die Kommunikation, den Zusammenhalt, das Zwischenmenschliche. Beim Remotearbeiten fehlt natürlich der tägliche Austausch beim Mittagessen oder in der Kaffeeecke, der in klassischen Büros zum Alltag gehört. Auch ist es nicht möglich, kurz am Schreibtisch von jemandem vorbeizugehen, um etwas zu besprechen. Aus diesem Grund ist bei der Heimarbeit das Risiko groß, dass sich das Team entfremdet. Und damit fehlt dann in der Regel auch das Gefühl, Teil eines großen Ganzen zu sein und etwas bewegen zu können.

Damit das nicht passiert und die Motivation im gesamten Team hoch bleibt, gelten bei uns folgende Regeln:

  1. Wir haben die E-Mail als internes Kommunikationsmittel abgeschafft. Über Projekte kommunizieren wir über unser Projektmanagementtool. Dinge die man sonst in einem Meeting klärt, besprechen wir IMMER per Videokonferenz, also IMMER mit eingeschalteter Kamera. So sehen wir uns auch hin und wieder persönlich.
  2. Ursprünglich trafen wir uns einmal die Woche zu einem fixen Termin in unserem Büro in Mannheim. Ich verwende hier die Vergangenheitsform, da ich mittlerweile in Berlin lebe und dieser Weg einmal die Woche doch etwas weit wäre :). Aber unsere neue Lösung ist es, uns nach Feierabend zu treffen, wenn ich mich doch einmal in Mannheim aufhalte. Das finden wir auch alle viel entspannter und ungezwungener.
  3. Einmal die Woche findet ein Jour Fixe per Videokonferenz statt, bei dem jeder von seinen aktuellen Projekten berichtet. Die Gefahr ist sonst groß, dass wir nur noch mit unseren Themen beschäftigt sind und nicht mehr mitbekommen, was bei unseren Kollegen sonst noch passiert.

Jetzt wisst ihr, wie wir es bei smooster schaffen, komplett remote zu arbeiten. Wir hoffen, wir konnten damit euren Wissensdurst zu diesem Thema stillen.



Habt ihr auch schon Erfahrung damit gemacht, als Teil eines mobilen Teams zu arbeiten? Was gefällt euch daran, was nicht so sehr? Und gibt es Fragen zur Remotearbeit bei smooster, die ihr gerne noch beantwortet hättet?

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