Das sind die wichtigsten Tools für unser smooster “Homeoffice-Büro”

27. August 2015 von Sebastian Maier

Browserbasierte Tools sorgen für reibungslose Abläufe beim Remote-Arbeiten im Team.

In unserem Artikel von letzter Woche habt ihr erfahren, dass bei smooster das komplette Team meist aus dem Homeoffice arbeitet. Nun möchte ich euch die wichtigsten Tools vorzustellen, die unser “Homeoffice-Büro” überhaupt erst möglich machen. Hier kommt also jetzt die Zusammenstellung unserer Tool-Schatztruhe für die Remotearbeit – worin ihr übrigens auch für das Arbeiten “nur” vom Büro aus bestimmt das ein oder andere neue Lieblingstool findet.

Vorab ist es mir wichtig zu betonen, dass wir ausschließlich auf browserbasierte Software-as-a-Service (SaaS) setzen. Warum? Weil sich dadurch keine Installationen auf unseren Rechnern befinden und wir egal von wo und wann auf alle unsere Tools zugreifen können, Internetverbindung genügt.

Außerdem verschwenden wir unsere Lebenzeit so nicht mehr mit IT-Aufgaben wie Updates, Backups etc., da das bei SaaS bereits inklusive ist. Die Speicherkapazitäten auf unseren Rechnern benötigen wir für andere wichtige Dinge, wie z. B. eure Designvorlagen oder auch Musik :). Daher ist übrigens auch unser smooster CMS komplett browserbasiert.


E-Mail (GMail)

Wie in unserem vorherigen Artikel zum remote Arbeiten erwähnt, haben wir E-Mails intern abgeschafft. Nur mit unseren Kunden und Interessenten kommunizieren wir natürlich weiterhin per E-Mail, und zwar per GMAIL.

Jetzt werden einige Datenschutz-bewusste IT´ler aufstöhnen, denn bei uns gehen alle E-Mails in ein einziges E-Mail-Postfach. Sprich: Alle Mitarbeiter können auf alle E-Mails zugreifen. Dadurch gelingt es uns, auch remote einen hohen Support und eine schnelle Reaktionszeit zu ermöglichen.

Der ein oder andere kennt vielleicht sogenannte Ticket-Systeme, die eigentlich genau für so eine Team-Mailbox gemacht sind. Wir haben verschiedene Systeme ausprobiert, aber in diesem Fall war die klassische GMail-Inbox einfach am flexibelsten und auch für unsere Kunden am “schönsten” – keine hässlichen Betreffzeilen mit seltsamen TicketIDs, keine Mailtexte, die aussehen wie ein schlecht gestalteter Newsletter.

Natürlich ist es schick, dass man in Ticket-Systemen interne Kommentare an den Mailverkehr anhängen kann. Das lösen wir aber z. B. über unser Projektmanagementtool Trello. Es gibt also immer Lösungen – man muss sie nur kennen.


Dokumente (Google Drive)

Google Drive ist für uns das Nonplusultra aller Arbeitsmittel. Egal, ob es Angebote, Blogartikel oder andere interne Ausarbeitungen wie die Budgetplanung sind – wir verwenden in all diesen Fällen Google Drive. Nicht nur, weil es komplett browserbasiert funktioniert, sondern auch, weil man in diesem Tool ganz leicht Zugriffsberechtigungen verteilen kann und so die Zusammenarbeit im Homeoffice-Team einfacher ist. Dokumente kann man kommentieren und so direkt Aufgaben auf andere Teammitglieder verteilen, ähnlich wie bei einem Ticketsystem.


CRM (Highrise)

Highrise ist unser CRM und stammt ursprünglich aus dem gleichen Haus wie das früher von uns genutzte Projektmanagementtool Basecamp. Die Bedienung ist sehr benutzerfreundlich und wir bekommen alles schnell und einfach erledigt.


Schnelle Kommunikation via Chat (Slack)

Vor Slack verwendeten wir Skype für unsere Kommunikation. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Tools ist, dass Skype auf Privatpersonen ausgerichtet ist und Slack auf Firmenkunden. Bei Slack werden alle Nachrichten auf dem Server von Slack gespeichert und archiviert. Der Vorteil dabei ist, dass man das Archiv durchsuchen kann. Eine noch wichtigere Funktion ist aber, dass man jemandem eine Nachricht schreiben kann, der offline ist und diese dann erhält, sobald er wieder online kommt – auch unabhängig davon, ob der Versender online oder offline ist. Das gilt nicht nur für Textnachrichten, sondern auch für Dateien, die hierüber versendet werden.

Ein weiterer Vorteil bei Slack ist die Möglichkeit, Gruppenchats zu erstellen. Gerade bei Projekten reduziert das den Kommunikationsweg bei kurzen Fragen ungemein. Auch nutzen wir gerne die diversen Schnittstellen von Slack zu Businesstools, die bei uns im Einsatz sind, z. B. Mailchimp, smooster CMS oder Git.


Telefonieren (Sipgate)

Als Telefonanbieter nutzen wir Sipgate – das heißt, wir telefonieren über Voice over IP (VOIP). Grundsätzlich bedeutet das, dass wir von überall telefonieren können, so lange wir eine Internetverbindung haben. Sobald wir unsere Telefone in ein WLAN einloggen, sind wir wieder erreichbar – und zwar immer unter unserer Mannheimer Telefonnummer. Eine Voraussetzung ist natürlich schnelles Internet, da sonst die Sprachqualität sinkt und Gespräche beispielsweise nur abgehackt zu verstehen sind.

Eine weitere tolle Möglichkeit von VOIP ist, dass man mehrere Geräte auf eine Telefonnummer einstellen kann. Das heißt, dass wir mit dem Telefon im Büro die gleiche Nummer verwenden können wie mit dem Telefon zu Hause. Oder man nutzt die mobile Erweiterung von Sipgare und verwendet eine SIM-Karte, die man in das eigene Handy steckt. So kann man dann auch mobil über die gleiche Telefonnummer telefonieren.


Website CMS (smooster)

All unsere Webprojekte realisieren wir selbstverständlich nur mit unserem eigenen smooster CMS. Bei der Entwicklung unseres CMS war uns eine Sache besonders wichtig – das man von überall aus damit arbeiten kann und wie bereits in der Einleitung erwähnt keine lokale Installation vornehmen muss. Dadurch ergeben sich ungeahnte Möglichkeiten. Wenn ich zwischen Mannheim und Berlin hin- und herpendle, kann ich im Zug oder am Flughafen mit meinem WLAN-Router im CMS arbeiten, oder auch ganz einfach von einem anderen Rechner.


Kundengespräche, Support, Meetings, Videokonferenzen & Webinare (GoToMeeting)

Für unsere Webinare, Projektgespräche mit Designern oder auch bei internen Meetings verwenden wir GoToMeeting. Da bei Slack keine Gesprächsfunktion integriert ist und bei Google Hangouts das Bild immer auf die gerade sprechende Person wechselt, kann das doch auf die Dauer sehr unruhig wirken.

Bei GoToMeeting werden alle Gesprächsteilnehmer in der gleichen Bildgröße angezeigt, so dass man sich auch tatsächlich auf das Gespräch konzentrieren kann. Ein weiterer Vorteil ist hier, dass man sich auf den Bildschirm eines anderen draufschalten oder auch seinen eigenen Bildschirm übertragen kann. Gerade bei Projektgesprächen ist das ein Vorteil.


Entwicklungsumgebung (Bitbucket, github)

Für die Entwicklung, egal ob für das CMS, Erweiterungen für das CMS oder auch Kundenwebsites verwenden wir das Online-Versionierungstool Bitbucket und manchmal auch github.

Hier können alle Entwickler im Team auf die entsprechenden Projekte zugreifen und an ihnen arbeiten. Für das CMS selbst setzen wir noch verschiedene andere Tools ein – interessiert euch das? Lasst es uns in den Kommentaren wissen, dann schreiben wir auch dazu gerne einen Artikel.


Es gibt natürlich noch einiges mehr:

Zu unserem Projektmanagement haben wir bereits einen PM-Artikel geschrieben. Für die Zeiterfassung verwenden wir jeder für sich iCheckClock und gemeinsam Google Spreadsheets. Auch für Angebote und Rechnungen verwenden wir Google Spreadsheets, Google Docs und smooster Billing.



Kennt ihr all diese Tools? Verwendet ihr sie auch und wie findet ihr sie? Oder kennt ihr vielleicht auch bessere? Ich freue mich, von euch zu lesen!

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